Jedes Unternehmen muss Prüfprotokolle erstellen, doch viele wissen nicht wieso. Jede Firma muss sich um eine Prüfung gemäß DGUV Vorschrift 3 kümmern und genauso sollte jede Art von Betrieb ein Prüfprotokoll erstellen. Dies gilt ausnahmslos für alle Unternehmen.
Doch was muss man sich unter einem Prüfprotokoll vorstellen? Für was ist so ein Prüfprotokoll überhaupt gut? Wer darf eigentlich ein Prüfprotokoll erstellen? Und was muss in solch einem Prüfprotokoll so alles stehen? Wir versuchen Ihnen diese und noch weitere Fragen rund um Prüfprotokolle zu beantworten.
Kurz und bündig kann man sagen, dass eine Elektrogeräteprüfung niemals ohne das Erstellen von Prüfprotokollen durchgeführt werden sollte, denn die Protokolle dienen nicht nur zur Informationssicherung. Sie sind auch beim Auftreten eines Versicherungsfalls von maßgeblicher Bedeutung, da Sie damit nachweisen können, dass eine sachgemäße Überprüfung der Geräte stattgefunden hat.
Doch wer darf überhaupt solche Prüfprotokolle erstellen?
Das Protokoll muss von einem offiziellen Prüfer erstellt werden. Bei diesem Prüfer handelt es sich um eine Elektrofachkraft, die genau weiß, auf was man beim Erstellen eines solchen Protokolls achten muss. So kann der Prüfer die Fakten übersichtlich und komprimiert zur Verfügung stellen. Zudem trägt der Prüfer die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Kontrolle.
Wodurch zeichnen sich die Prüfprotokolle aus?
Ein Prüfprotokoll nach DGUV V3 muss den Namen des Prüfers, die gesetzliche Grundlage der Prüfung und die wichtigsten Anlagedaten beinhalten. Zudem müssen im Protokoll die Auswertungen der Kontrolle ebenso vermerkt werden wie der voraussichtlich nächste Prüfungstermin. Zur Auswertung der Kontrolle gehören der Prüf – und Messbericht, das Prüfungsergebnis und auch die Kundeninformation mit dem Mängelbericht. Die Angabe zu den Prüfschritten inklusive Kundeninformationen mit Mängelbericht können sich über mehrere Seiten erstecken. Außerdem muss man am Prüfprotokoll erkennen können, welches Prüfgerät bzw. welche Prüfgeräte bei der Kontrolle genutzt wurden. Diese genaue Protokollierung ist äußerst wichtig, da das Dokument als rechtlicher Nachweis fungiert, dass die Überprüfungen der Geräte alle ordnungsgemäß und fristgerecht stattgefunden haben. Um Fehler beim Prüfprotokoll zu vermeiden, kann man mittlerweile vorgefertigte Prüfprotokolle für die Elektrogeräteprüfung im Internet als PDF finden und herunterladen.
Weitere Angaben in einem Prüfprotokoll
Natürlich müssen Sie als Unternehmer oder Unternehmerin bzw. Sie als Unternehmen eine Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel ebenso mit einem Prüfprotokoll belegen wie die Prüfung ortsfester Geräte. Darin enthalten sein müssen selbstverständlich die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben. Doch es ist durchaus ratsam und sinnvoll, dass die Protokolle durch zusätzliche, nicht zwingend notwendige Informationen ergänzt werden. Dies kann Ihnen in naher oder ferner Zukunft dabei helfen, die Informationen und Fehlerhinweise in den Prüfprotokollen noch besser nachvollziehen zu können.
Was ist die DGUV Vorschrift 3 (Unfallverhütungsvorschrift)?
Die DGUV Vorschrift 3 ist eine Vorschrift für die Sicherheit von Elektrogeräten in öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen. Doch diese Unfallverhütungsvorschriften gelten auch für nicht elektrotechnische Arbeiten, die nahe bei elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln ausgeübt werden. In Paragraph 3 heißt es, dass alle Elektrogeräte von einer Elektrofachkraft „errichtet, geändert und in standgehalten werden“ müssen. Das Unternehmen muss dabei dafür sorgen, dass alle elektrotechnischen Regeln eingehalten werden.
Werden bei der Überprüfung allerdings Mängel entdeckt, so muss der Unternehmer / die Unternehmerin dafür sorgen, dass der Schaden so schnell wie möglich wieder behoben wird. Besteht jedoch zusätzlich eine konkrete Gefahr in Zusammenhang mit dem gefundenen Mangel, so muss das Unternehmen veranlassen und dafür sorgen, dass das elektrische Betriebsmittel oder die elektrische Anlage unverzüglich nicht mehr genutzt wird.
Für welche Firmen und Betriebe ist solch ein Prüfprotokoll unabdinglich?
Jeder Betrieb und jede Firma sollte das Erstellen von Prüfprotokollen veranlassen. Nach § 14 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ist nämlich jedes Unternehmen dazu verpflichtet, die Ergebnisse durch ein Prüfprotokoll ordnungsgemäß zu dokumentieren.
Besonders wichtig sind diese Protokolle für Betriebe mit höchst komplexen und hochspezialisierten Geräten. In diesen Fällen sind ausgesprochen erfahrene Prüfer, die bestenfalls mit Ihren Anlagen oder zumindest mit ähnlichen Modellen vertraut sind, sehr empfehlenswert.
Ein rechtssicheres Prüfprotokoll bei ortsfesten Anlagen durch E+Service+Check GmbH
Konsequenzen und Probleme, die auf Unternehmen zukommen, bei denen Prüfprotokolle fehlen
Geschieht ein Unfall in Zusammenhang mit einem Elektrogerät, das nicht ordnungsgemäß überprüft wurde, schließt die Berufsgenossenschaft die Haftung in den meisten Fällen aus. Auch auf Zahlungen der Versicherung müssen die Unternehmen ohne Prüfprotokoll verzichten. Der Betrieb muss somit fürchten, dass enorme Schadensersatzforderungen auf ihn zukommen. Dieser Fall tritt vor allem dann ein, wenn die zu Schaden gekommene Person über einen großen Zeitraum behandelt werden muss oder komplett und möglicherweise sogar dauerhaft arbeitsunfähig ist bzw. wird. Wenn dieser Unglücksfall wirklich eintritt, so muss das Unternehmen bzw. der Betrieb für die gesamte Zahlung der Invalidenrente aufkommen. Mit einem Prüfprotokoll würde die Versicherung für die Zahlung der Invalidenrente aufkommen. Das DGUV Vorschrift 3 Prüfprotokoll sollte also definitiv nicht nur als lästiger Papierkram wahrgenommen werden. Vielmehr sollte die Elektrogeräteprüfung mit abschließendem Protokoll sehr ernst genommen und gewissenhaft durchgeführt werden.
Aufbau der Überprüfung gemäß DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung)
Die Überprüfung ist dreigeteilt und besteht aus der Besichtigung, der Funktionsprüfung und der VDE Prüfung. Der Vorgang ist besonders wichtig, um Mängel und Fehlfunktionen bei den Elektrogeräten zu finden.
Was muss überhaupt alles kontrolliert werden?
Gemäß DGUV unterscheidet man zwischen einer Prüfung ortsveränderlicher Geräte und einer Überprüfung ortsfester Elektrogeräte. Alle Maschinen und Geräte, die mit einem elektrischen Antrieb ausgestattet sind, müssen überprüft werden. Diese Kontrollen müssen in regelmäßigen Abständen erfolgen. Wie die regelmäßigen Abstände auszusehen haben, ist hierbei von der Art des Geräts, also ob es sich um ein ortsfestes oder um ein ortsveränderliches Gerät handelt, und von der Beschaffenheit des Geräts abhängig. Die Prüffrist beträgt für ortsfeste Elektrogeräte in der Regel zwölf Monate, doch je nach Beschaffenheit sind Ausnahmen oder Verlängerungen der Frist durchaus im Bereich des Möglichen. Bei ortsveränderlichen Geräten fallen die Zeitabstände zwischen den einzelnen Prüfungen dagegen kürzer aus. Die Prüffrist beträgt hier im Regelfall sechs Monate, wobei bei geringer Fehlerquote durchaus möglich ist, dass die Frist auf bis zu zwölf Monate angehoben wird.
Ortsfeste Geräte sind Geräte und große Maschinen, die nicht oder nur sehr schwer vom Einsatzort entfernt werden können. Darunter fallen beispielsweise Kühlschränke, Elektroherde oder auch Verteilerkästen.
Zu den ortsveränderlichen Geräten gehören dagegen Geräte, die sehr leicht von ihrem Einsatzort entfernt werden können. Dabei handelt es sich meist um deutlich kleinere Elektrogeräte wie zum Beispiel Kaffee- und Espressomaschinen, Kopierer und Drucker oder Laptops und Computer. Bei ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln ist es zudem wichtig, dass auch zusätzliche Angaben zu den Einsatzorten der Geräte gemacht werden.
Prüfprotokolle – Fazit
Jedes riesige oder mittelständige Unternehmen und auch jeder noch so kleine Betrieb muss Prüfprotokolle erstellen. Dies ist sowohl für ortsveränderliche als auch für ortsfeste elektrische Geräte gesetzlich festgelegt. In den Protokollen muss darüber informiert werden, in welchem Umfang die Überprüfung ablief und welche Ergebnisse die Kontrolle schließlich ergeben hat. Die Protokolle werden immer noch von vielen belächelt und als Behördenirrsinn abgetan, doch die Prüfprotokolle sind juristisch betrachtet von großem Belang. Jedes Protokoll dient juristisch betrachtet nämlich als wichtiges Beweisstück, um die sachgemäße Überprüfung der Elektrogeräte nachzuweisen. Fehlen dagegen diese äußerst wichtigen Protokolle, so kann dies gravierende Folgen für das betroffene Unternehmen haben. Bei Unfällen, die möglicherweise sogar eine Arbeitsunfähigkeit mit sich bringen, muss das Unternehmen mit hohen Schadensersatzforderungen rechnen, die keine Versicherung übernehmen wird.
Haben Sie selbst also ein großes Unternehmen oder einen kleineren Betrieb, so empfehlen wir Ihnen dringend, den Umgang mit den Prüfprotokollen nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Auch wenn Ihnen die vielen Kontrollen und Überprüfungen vielleicht als lästig und überflüssig erscheinen, weil die zu überprüfenden Geräte möglicherweise noch verhältnismäßig neu sind, sollten Sie Prüfungen Ihrer Elektrogeräte dennoch gewissenhaft wahrnehmen. Es geht schließlich auch um Ihre Sicherheit und um die Sicherheit von jedem einzelnen Mitarbeiter. Wenn Sie die Prüfprotokolle regelmäßig erstellen lassen, bleiben Ihnen somit auch unliebsame Unglücksfälle und daraus resultierende Schadensersatzforderungen ganz einfach erspart.